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Cuando hablamos de auditoría legal de prevención de riesgos laborales nos referimos a la auditoría reglamentaria establecida por el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención en su Capítulo V.
En este artículo vamos a dar diez consejos para pasar las auditorías en prevención de riesgos laborales para empresas sin problemas. Pero antes, vamos a aclarar cuando es obligatorio realizar este tipo de auditorías. Cuando no sea obligatorio, la empresa siempre la puede realizar de forma voluntaria para evaluar su cumplimiento en prevención y fomentar la mejora continua.
¿Cuándo es obligatorio pasar una auditoría reglamentaria de prevención de riesgos laborales?
La auditoría o evaluación externa del sistema de prevención sólo es obligatoria para una organización cuando esta actividad es asumida por el empresario con sus propios medios. Es decir, cuando la empresa no haya concertado el servicio de prevención con una entidad especializada.
Además, para las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos, también será obligatoria la auditoría. Esto sucede cuando la empresa tiene un contratado un Servicio de Prevención Ajeno, pero éste no cubre todas las especialidades preventivas. Suele suceder que algunas empresas contratan sólo la especialidad de medicina preventiva y el resto de especialidades (seguridad en el trabajo, higiene industrial y ergonomía y psicosociología lo gestionan de forma autónoma). En estos casos, la auditoría tendrá como objeto las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integración en el sistema general de gestión de la empresa, así como el modo en que están coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevención de riesgos laborales.
Existe una excepción a estos casos y es la siguiente: las empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el anexo I (actividades peligrosas). Estas empresas, aunque realicen la prevención con recursos propios, pueden justificar ante la autoridad laboral que no es necesario realizar la auditoría. En este caso deben emitir un escrito justificativo a la autoridad laboral, quien, analizando los datos de la empresa, tendrá la última palabra sobre la necesidad o no de realizar la auditoría reglamentaria.
Sin más dilación vamos allá con los consejos para pasar una auditoría reglamentaria de prevención de riesgos laborales sin problemas.
1 – Apóyate en una empresa especializada
El mundo de la prevención de riesgos laborales es complejo y requiere de conocimientos muy específicos para no hundirte en un mar de normativas y conceptos desconocidos. Por ello, es recomendable contar con empresas especializadas en riesgos laborales para preparar el sistema de gestión y evaluar el cumplimiento legal antes de la realización de la auditoría.
Además, la auditoría reglamentaria de prevención de riesgos laborales debe ser realizada por una entidad autorizada.
Las empresas con Servicio de Prevención Propio cuentan con Técnicos de Prevención especializados en su plantilla que pueden preparar perfectamente el sistema para la auditoría.
2 – Prepara y revisa la documentación básica
La documentación básica de prevención de riesgos laborales que toda empresa debe tener siempre a punto es la siguiente:
- Plan de prevención
- Evaluación de riesgos laborales
- Planificación de la actividad preventiva
3- Revisa los requisitos legales y comprueba que se están cumpliendo
Realiza un checklist de requisitos legales aplicables a tu empresa y evalúa su cumplimiento. Si quieres saber cómo realizar este checlklist pulsa aquí.
Para este punto también te pueden ser de utilidad nuestros siguientes artículos:
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales
- 10 obligaciones básicas del empresario en materia de Prevención de Riesgos Laborales.
4- No te líes con documentación y registros no necesarios
Algunas empresas generan gran cantidad de documentos y registros con la intención de demostrar su cumplimiento legal, aunque luego en la práctica no cumplan con los requisitos reglamentarios.
La documentación debe ser un soporte útil, integrado y lo más sencillo posible.
5- No todo es documentación
Esto va un poco en línea con el punto anterior. No sirve de nada tener toda la documentación en regla si luego no se traslada a la realidad.
El auditor comprobará que lo que el plan de prevención, la evaluación de riesgos, la planificación de la actividad preventiva y el resto de procedimientos y documentación se cumplen realmente en la empresa.
El sistema de prevención de la empresa tiene que ser eficaz y estar integrado en todos los procesos y niveles jerárquicos de la organización.
6- No intentes engañar al auditor
Muchas empresas intentan esconder o manipular información para evitar que el auditor descubra un incumplimiento. Normalmente este tipo de acciones son fácilmente detectables por el auditor y generan un clima de tensión y desconfianza que te acabará perjudicando.
Es mejor ser sincero y mostrar las cosas como son. El auditor está para ayudarte.
7 – Dispón de un interlocutor preparado
Durante la auditoría reglamentaria de prevención de riesgos laborales tendrá que haber en todo momento una persona de la empresa que acompañe al auditor y sea su interlocutor. Procura que esta persona esté lo más preparada posible y tenga formación y experiencia adecuadas. Es importante que el interlocutor de la empresa se entienda bien con el auditor, para ello es imprescindible que tenga una buena formación en prevención.
El interlocutor debe además conocer bien la empresa y su sistema de prevención de riesgos laborales, de forma que pueda defenderlo adecuadamente y atender a las peticiones del auditor de forma fluida.
Si la empresa no dispone de ningún interlocutor válido siempre puede buscar apoyo en empresas especializadas en riesgos laborales.
8- Implica a la dirección en la auditoría
No hay mejor forma de demostrar el liderazgo y el interés de la dirección de la empresa en el ámbito de la prevención que implicarle directamente en la auditoría siempre que se pueda.
9- Avisa a los trabajadores
Dado que «el que avisa no es traidor» , te recomiendo que informes a todos los trabajadores de la fecha de auditoría y les recuerdes la necesidad de su implicación en el sistema, así como sus derechos y obligaciones en prevención antes de la auditoría.
El auditor puede acudir a los puestos de trabajo y verificar el cumplimiento de la normativa. Puede incluso entrevistar a los trabajadores para comprobar el cumplimiento.
El hecho de que los trabajadores estén pre-avisados siempre ayuda a mejorar su predisposición y evitar que se produzca la típica Ley de Murphy de las auditorías, donde un trabajador hace algo que nunca ha hecho y no debería hacer, ya que incumple la normativa de prevención o los procedimientos de la empresa.
10- No te preocupes si te dejas algo
Para eso está la auditoría. Yo diría que un sistema perfecto no existe, siempre se puede mejorar. No te angusties si no tienes todo 100% a punto antes de realizar la auditoría. En caso de que el auditor encuentre alguna no adecuación propondrá las medidas correctivas correspondientes.
Bastará con llevar a cabo las medidas correctivas propuestas por el auditor y esperar su verificación.