Todo lo que debes saber sobre ISO 45001

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Josué Fernández Granados

Técnico Superior de Prevención de Riesgos Laborales – 3 Especialidades (Seguridad Industrial, Higiene Industrial, Ergonomía y Psicosociología). Gestor de Sistemas ISO 45001 y Auditor de Sistemas de Gestión de la PRL con más de 10 años de experiencia en PRL en empresas de ingeniería, construcción y logística.

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¿Qué es ISO 45001?

Iso 45001 es la norma internacional de referencia de sistemas de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Es un estándar voluntario certificable que marca una serie de requisitos para que las organizaciones puedan implementar un sistema basado que garantice la mejora continua de los procesos de gestión de seguridad y salud en el trabajo dentro de la organización.

La estructura de alto nivel

Para entender ISO 45001 debemos comprender la estructura de alto nivel. La estructura de alto nivel podríamos decir que es el índice en el que se organiza la norma. Esta estructura es común a otras normas de sistemas de gestión como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.

Este esquema nos permite una integración fácil y eficaz de todos los sistemas de gestión en una organización Además, los sistemas se hacen más fáciles de implantar y de auditar (una vez que ya tenemos uno en marcha).

5 claves de la ISO 45001

1- Planificación

Para que nuestro Sistema de Gestión de SST sea eficaz necesitamos:

• Una buena planificación de acciones para tratar riesgos y oportunidades.
• Identificar los peligros correcta y minuciosamente.
• Hacer una exhaustiva identificación de requisitos (legales y otros), junto con una planificación y control del cumplimiento de dichos requisitos.
• Evaluar riesgos, identificar oportunidades, analizar causas de incidentes y No Conformidades.
• Planificar medidas para afrontar los riesgos y oportunidades.
• Definir objetivos y la planificación para lograrlos.

2- Integración con el negocio, liderazgo

• Es necesario un compromiso firme por parte de la alta gerencia de la organización con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) para que este funcione.
• Es muy importante que el SGSST se integre dentro de los procesos de la organización y de negocio Que no sea algo separado, distinto, por cumplir sino que sea un aspecto más considerado en todos los procesos como algo necesario para el negocio.

3- Comunicación, consulta y participación

• Es imprescindible, que el SGSST comandado por la gerencia y los responsables designados sea algo de todos.
• Todos los empleados tienen que estar informados de todas aquellas decisiones que afecten a su seguridad y salud. Además deben ser consultados y se debe fomentar su participación en las decisiones.
• Será importante la figura de los Delegados de Prevención y representantes de los trabajadores.
• Hay que identificar y eliminar obstáculos y barreras que impidan la comunicación y participación de los empleados en el SG SST.
• Toda la norma ISO 45001 está impregnada de estos conceptos de participación y consulta.

4- Control operacional

• Será clave establecer controles y criterios de control de los procesos evaluando periódicamente su cumplimiento.
• El control sobre contratistas y subcontratistas es esencial para la eficacia de nuestro SGSST.

5- Evaluación y mejora

• Siguiendo el ciclo PHVA (Planificar hacer verificar actuar), es necesario que una vez que hayamos hecho una buena planificación y hayamos puesto en marcha acciones, evaluemos la eficacia de esas acciones y tomememos las medidas necesarias para seguir mejorando.
• ¿Cómo evaluamos? Mediante indicadores, auditorías internas, revisión por la dirección, etc.
• ¿Cómo mejoramos? Mediante el análisis de causas NC e incidentes (hay que aprender de los errores), y la planificación de mejoras como resultado de la evaluación.

Ventajas de ISO 45001

Las principales ventajas de implantar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo basado en ISO 45001 son las siguientes:

1. Ventajas sobre los trabajadores

• Entorno de trabajo más seguro y saludable.
• Reducción de lesiones relacionadas con el trabajo.
• Reducción de enfermedades laborales.

2. Ventajas corporativas y de negocio

• Mejora de la imagen de la organización.
• Diferenciación frente a la competencia.
• Aumento de la confianza por parte de los clientes.
• Aumento de la satisfacción del cliente.
• Reducción de Accidentes de Trabajo y Enfermedades profesionales y sus consecuencias consecuencias humanas, psicológicas y sociales, bajas laborales, multas, sanciones, inspecciones, condenas penales, etc.
• Reducción potencial de los costos de seguros de responsabilidad civil (las primas bajarán si no hay accidentes).

2. Ventajas para la sociedad

• Menos accidentes.
• Reducción de consecuencias humanas, sociales, psicológicas y económicas.

El enfoque a procesos

Todas las normas ISO de Sistemas de Gestión están muy enfocadas a procesos, pero ¿qué
es un proceso? Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí o que interactúan, que trasforma las entradas en salidas.
Por lo tanto, en nuestro SGSST tenemos que tener unos procesos con sus entradas y salidas definidas y bien integrados y correlacionados. Para operar cada proceso debemos tener en cuenta los recursos necesarios, los responsables de cada actividad, etc. Además, tenemos que hacer un seguimiento del desempeño de estos procesos para lo que nos puede ser útil utilizar indicadores que nos muestren cómo se están desarrollando estos procesos.

Os propongo una serie de procesos de ejemplo para un Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo según ISO 45001:

• Consulta y participación de los trabajadores.
• Identificación de peligros.
• Riesgos y oportunidades Evaluación de riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.
• Riesgos y oportunidades del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Identificación de oportunidades.
• Tratamiento de riesgos y oportunidades Eliminar peligros y reducir riesgos para la seguridad y salud en el trabajo teniendo en cuenta la jerarquía de control.
• Determinación de los requisitos legales y otros requisitos aplicables.
• Comunicación.
• Gestión del cambio.
• Compras y contratación.
• Preparación y respuesta ante emergencias.
• Seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño.
• Auditoría interna.
• Revisión por la dirección.
• Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables.
• Incidentes de seguridad y salud en el trabajo.
• No conformidades y acciones correctivas.

Términos y definiciones en ISO 45001

Para entender la norma ISO 45001 y hacer una buena implantación y gestión, es necesario conocer el significado de los principales términos utilizados en la misma. Por eso, os dejo por aquí un glosario:

• Parte interesada: persona o empresa que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
• Participación: Acción y efecto de involucrar en la toma de decisiones,.
• Consulta: Búsqueda de opiniones antes de tomar una decisión
• Lugar de trabajo: lugar que está bajo el control de la empresa en la que la persona necesita estar o donde tiene que ir por razones de trabajo.
• Contratista: empresa externa que proporciona servicios a la empresa de acuerdo con las especificaciones, términos y condiciones acordados.
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: sistema de gestión o parte de un sistema de gestión utilizado para conseguir la política de SST
• Alta dirección: la persona o grupo de personas que dirige y controla una empresa al más alto nivel
• Lesión y deterioro de la salud: el efecto adverso en la condición física, mental o cognitiva de una persona. Estas condiciones pueden incluir enfermedades profesionales, enfermedad común y muerte.
• Peligro: fuente con un potencial para causar lesiones y deterioro en la salud.
• Riesgo: el efecto de la incertidumbre. Es un efecto en la desviación de lo esperado, puede ser una desviación positiva o negativa.
• Riesgo para la Seguridad y Salud en el Trabajo: Combinación de la probabilidad de que ocurran eventos o exposiciones peligrosas relacionadas con el trabajo y la severidad de la lesión y deterioro de la salud que pueden causar los eventos o exposiciones.
• Oportunidad para la Seguridad y Salud en el Trabajo: circunstancia o conjunto de circunstancias que pueden conducir a la mejora del desempeño de la seguridad y salud en el trabajo.
• Información documentada: información que una empresa tiene que controlar y mantener, además de conocer en qué tipo de medio la contiene.
• Proceso: es un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí o que interactúan, que trasforma las entradas en salidas.
• No conformidad: es el incumplimiento de un requisito.
• Incidente: son los sucesos que surgen del trabajo o en el transcurso del trabajo que puede tener o tiene como resultado lesiones y deterioro de la salud.
• Acción correctiva: es la acción de eliminar la causa de la no conformidad o de un incidente y prevenir que vuelva a suceder.

Contexto, Partes Interesadas y Alcance del SGSST

Comprensión de la organización y su contexto

¿Qué es el contexto de la organización?

El contexto se refiere a las cuestiones internas y externas que afectan o que pueden afectar a la capacidad de la empresa para conseguir los resultados previstos. 

La organización debe determinar el contexto interno y externo que afecte a su propósito de seguridad laboral. 

Contexto externo: entorno económico-financiero, político, social, de mercado, legal y reglamentario, tecnológico, etc. (tener en cuenta las tendencias)

Contexto interno: organigrama empresarial, funciones y responsabilidades, políticas, objetivos, estrategias, capacidades, conocimientos, competencias, sistemas de información, infraestructura, cultura de empresa, etc. 

El contexto es una de las bases para establecer: la política, los objetivos, los riesgos y oportunidades…y para implementar, mantener y mejorar continuamente el SG-SST. Otra de las bases a tener en cuenta son las partes interesadas y sus requisitos pertinentes.

Comprensión de las necesidades y expectativas de los trabajadores y otras partes interesadas. 

¿Qué son las partes interesadas?

Son todas aquellas personas o empresas que puede afectar o verse afectadas por nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Empleados, clientes, proveedores, accionistas, autoridades legales, visitantes, comunidad de vecinos, asociaciones sindicales y de empresarios, servicios de prevención, etc.

Requisitos de las partes interesadas: la organización debe determinar cuáles son los requisitos pertinentes de estas partes interesadas, sus necesidades y expectativas. 

Los requisitos de las partes interesadas deben considerarse al planificar y establecer el SG-SST.

Os pongo un cuadro ejemplo:

Determinación del alcance del SGSST en ISO 45001

La organización debe determinar el alcance del SG-SST y mantenerlo como información documentada. 

El alcance suele referirse a las actividades que se realizan dentro de la organización que afecten a la seguridad y salud. Normalmente, todas las actividades que se realizan.  

Hay que considerar todos los riesgos y peligros potenciales para las personas de la empresa y los impactos sobre las personas, el desempeño de las actividades, productos y servicios de la empresa.

Liderazgo

Liderazgo y compromiso

El compromiso de la dirección es clave para que el SG-SST funcione

¿Cómo se debe comprometer la alta dirección?

• Integración del SG-SST en los procesos de la organización.
• Asegurar los recursos necesarios.
• Asegurar la comunicación y participación activa, orientar, ayudar, motivar y guiar a las personas hacia una cultura organizacional.
• Transmitir la importancia de la gestión eficaz del SG-SST.
• Asegurarse de que se cumplen los objetivos.
• Garantizar que las personas son conscientes de sus responsabilidades y de las posibles consecuencias de sus acciones.
• Definir dentro de la organización las funciones, responsabilidades y autoridades y comunicarlas a las partes interesadas. 

La Política de Seguridad y Salud

• Establecida por la dirección previa consulta a los trabajadores, debe estar disponible como información documentada para las partes interesadas y ser comunicada dentro de la organización. 
• Es aconsejable que la política de SST esté integrada con el resto de Sistemas de Gestión de la organización y con los procesos de negocio. 
• La política debe incluir un compromiso para proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de lesiones y deterioro de la salud relacionados con el trabajo y  ser apropiada al propósito, tamaño y contexto de la organización y a la naturaleza específica de sus riesgos y oportunidades para la SST. 
• Debe ser un marco de referencia para el establecimiento del alcance y objetivos.
• Debe incluir un compromiso para cumplir los requisitos legales y otros requisitos, para eliminar los peligros y reducir los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, para la mejora continua del sistema de gestión de SST y para la consulta y participación de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores.

Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades dentro del SGSST se asignen y comuniquen y se mantengan como información documentada.

¿Qué debemos hacer? Es recomendable disponer de un organigrama y unas fichas de puesto dónde se incluyan las responsabilidades de cada puesto incluyendo los aspectos de seguridad y salud en el trabajo, así como designar un responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con autoridad para asegurarse de que el SGSST es conforme a los requisitos de la norma ISO 45001 e informar a la dirección el desempeño del sistema (podría ser en la revisión por la dirección). 

Consulta y participación de los trabajadores

La organización debe enfatizar la participación y consulta de los trabajadores no directivos sobre lo siguiente:

Planificación

Como hemos visto anteriormente, la planificación es un punto muy importante de la norma y forma parte del proceso de la mejora continua. Dentro de la planificación, en ISO 45001, se consideran los siguientes aspectos:

• Acciones para abordar riesgos y oportunidades:  Identificación de peligros y Evaluación de riesgos y oportunidades
• Determinación de requisitos legales y otros requisitos.
• Planificación de acciones.
• Objetivos de Seguridad y Salud en el trabajo.

Soporte

La empresa tiene proporcionar los recursos necesarios para el implementar y mantener un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo según ISO 45001.

Además, hay que asegurarse de que los trabajadores disponen de la competencia necesaria (formación y experiencia apropiadas), incluyendo la capacidad para identificar peligros,  tomar acciones para adquirir la competencia (cuando sea necesario) y evaluar la eficacia de las acciones tomadas, conservar información documentada como evidencia de la competencia.

También es importante en este punto la concienciación. Los trabajadores tienen que tomar conciencia de la importancia de la política y objetivos de SST,  su contribución al SG-SST, las implicaciones de no cumplir con los requisitos, los incidentes y resultados de investigaciones, que sean pertinentes para ellos, los peligros, riesgos para la SST, la capacidad de alejarse de situaciones de peligro inminente y serio para su vida o su salud, etc.

Comunicación

La organización debe establecer un proceso de comunicación con unos elementos de entrada y de salida. Se debe establecer la información y las comunicaciones internas y externas pertinentes al  SG-SST. 

Os propongo un cuadrito de ejemplo: 

Información documentada

Es muy importante que la organización disponga de la información documentada requerida por la norma ISO 45001 y la que determinemos necesaria para nuestro SG-SST. 

Esta información documentada tiene que estar identificada y controlada. Puede estar en cualquier formato (papel, informático…). 

La información documentada tiene que ser legible, estar disponible para las partes interesadas pertinentes, ser correctamente almacenada y preservada, pudiendo ser recuperada en caso de pérdida. (No olvidar copias de seguridad, protección de la información: antivirus, contraseñas, etc.)

La información documentada de origen externo tiene que ser identificada y controlada. 

Operación

Hasta ahora, hemos determinado el contexto de nuestra organización, las partes interesadas y el alcance de nuestro SG-SST, hemos establecido una política de calidad y hemos conseguido el compromiso de la alta dirección con el SG-SST. Además hemos identificado peligros y planificado acciones para tratarlos y ya tenemos al alcance todos los recursos necesarios para nuestro SG-SST, el personal es competente y está concienciado y la información y comunicación fluye entre todos los departamentos de la organización. Estamos en el primer punto del ciclo de Deaming (PDCA). Nos hemos quedado en Planificar. Ahora nos toca el segundo paso, hacer, operar. 

Planificación y control operacional

Jerarquía de control

A la hora de operar nuestro SG-SST tenemos que tener en cuenta la siguiente jerarquía: 

• Eliminar el peligro
• Sustituir con procesos, operaciones, materiales o equipos menos peligrosos
• Utilizar controles de ingeniería (protección colectiva) y reorganización del trabajo
• Utilizar controles administrativos, incluyendo la formación
• Utilizar equipos de protección personal adecuados

Más información sobre este punto aquí.

Otros aspectos operacionales

Otros aspectos a nivel operacional que debe tener en cuenta la organización son los siguientes:

• Gestión de cambios:

La organización debe establecer procesos para la implementación y el control de los cambios planificados temporales y permanentes que impactan en el desempeño de la SST (nuevos productos, servicios, procesos, cambios en la ubicación del trabajo, equipos, organización, cambios en los requisitos legales, desarrollos en conocimiento y tecnología, etc.). 

Los cambios se pueden analizar como riesgos y oportunidades.

• Compras:

La organización debe establecer procesos para controlar la compra de productos y servicios de forma que asegure su conformidad con su SGSST. 

Debemos asegurarnos de que los requisitos del SG-SST se cumplen por parte de los contratistas y por sus trabajadores. Por ejemplo: si vamos a contratar a alguien para realizar una tarea de limpieza de silos en nuestras instalaciones industriales, tenemos que asegurarnos entre otras cosas que las personas que van a realizar los trabajos son competentes en materia de seguridad y salud para hacerlo. Ver RD 171/2004

Puede ser útil incluir en los contratos o pedidos a proveedor los criterios de seguridad y salud para la selección de los contratistas.

• Preparación y respuesta ante emergencias: La organización debe establecer procesos para prepararse y responder ante situaciones de emergencia potenciales

Evaluación del desempeño

Llegamos al tercer punto de nuestro ciclo de Deaming (PDCA). Ya hemos planificado, hemos operado y ahora vamos a evaluar los resultados (Check). Para ello la organización debe utilizar las siguientes herramientas:

• Seguimiento, medición, análisis y evaluación:

“Identificar, Evaluar, Prevenir, Analizar…y vuelta a empezar”. El análisis es fundamental y así nos lo marca la norma. Debemos identificar cuáles son los puntos que necesitamos monitorear y medir y determinar qué criterios y métodos vamos a seguir para la evaluación del desempeño, y cuándo la vamos a realizar. 

Por lo tanto tenemos que: Fijar la frecuencia y métodos, evaluar el cumplimiento y tomar las medidas necesarias, mantener y analizar los resultados de esa evaluación y actuar en consecuencia. 

• Auditoría interna

Uno de los elementos clave para la evaluación del desempeño del SG-SST es la auditoría interna, que nos servirá para verificar la eficacia del  SG-SST y comprobar que se ajusta a los requisitos. Siempre y cuando la hagamos bien. Con un auditor cualificado y objetivo, un buen método y planificación, con una frecuencia adecuada (al menos una vez al año), etc. Los resultados de la auditoría interna hay que reportarlos a la dirección y tenerlos en cuenta en nuestro SG-SST para la mejora continua. 

• Revisión por la dirección

Al igual que la auditoría interna se puede hacer con una periodicidad anual o cada menos tiempo según la organización. La Revisión por la dirección consiste en reportar a la dirección de la organización todos los datos que evidencien el estado del SG-SST y su eficacia para que la dirección tome decisiones acerca del mismo y especialmente para identificar: oportunidades de mejora, necesidad de recursos, etc. 

Mejora

Ya estamos en el cuarto y último punto de nuestro ciclo de Deaming (PDCA) antes de volver a empezar. Ya hemos planificado, hemos operado, evaluar los resultados y ahora hay que actuar en consecuencia. Debemos utilizar los resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación, auditoría interna y revisión por la dirección para mejorar continuamente nuestro sistema de gestión. Para ello, tendremos que tener en cuenta lo siguiente:

Incidentes, No Conformidades y Acciones Correctivas

Todos los sistemas de gestión requieren la identificación de No Conformidades y su tratamiento. Una No Conformidad no es algo a lo que tengamos que tener miedo, sino que debemos verlo cómo una oportunidad de mejora. Las No Conformidades son incumplimientos de requisitos, normativa, procedimientos, etc. Si ha habido un fallo hay que detectarlo, corregirlo, solucionarlo y tomar las medidas necesarias para que no vuelva a ocurrir. 

Cuando ocurra un incidente o no conformidad hay que: 

• Reaccionar de manera oportuna tomando acciones para controlar y corregir la situación o hacer frente a las consecuencias
• Evaluar, con la participación de los trabajadores e involucrando a otras partes interesadas la necesidad de tomar acciones correctivas para eliminar la causas ráiz del incidente o no conformidad.
• Revisar las evaluaciones de riesgos para la SST según sea apropiado,
• Determinar e implementar cualquier acción necesaria, de acuerdo con la jerarquía de controles y la gestión del cambio
• Evaluar los riesgos para la SST que se relacionan con los peligros nuevos o modificados, antes de tomar acciones. 
• Revisar la eficacia de cualquier acción tomada, incluyendo las acciones correctivas
• Si fuera necesario, hacer los cambios al sistema de gestión de la SST

Mejora continua

La organización debe:

• Mejorar el desempeño de la SST
• Promover una cultura que apoye al SGSST
• Promover la participación de los trabajadores en la implantación de mejoras
• Comunicar los resultados de la mejora continua a los trabajadores y sus representantes (cuando existan)
• Mantener y conservar información documentada como evidencia de la mejora continua

Y hasta aquí nuestro post sobre la norma ISO 45001 de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Espero que te haya gustado. Déjanos tu valoración y comentarios!